Отделение документационного обеспечения

Историческая справка

Отделение документационного обеспечения (ОДО) начало свою работу вместе с открытием Санкт-Петербургского имени В.Б.Бобкова филиала Российской таможенной академии (далее — филиала) в августе 1994 года.

В то время функции по учету, обработке и хранению документов осуществлялись группой по делопроизводству и работе с кадрами. Состав группы – Захарова Нина Ивановна, Баталова Ольга Александровна.

Первый зарегистрированный приказ филиала – от 01.09.94 № 01 «О создании Санкт-Петербургского филиала Российской таможенной академии Государственного таможенного комитета России».

За время своего существования подразделение сменило несколько наименований (отдел, группа, отделение).

В 1997 году впервые был собран архив филиала, в него вошли важнейшие документы, в которых заключена история развития организации, и имеющие сроки хранения “постоянно” и свыше 10 лет (эти документы позднее будут переданы на государственное хранение). Работниками ОДО была проделана довольно большая и кропотливая работа. Теперь она проводится ежегодно в тесном сотрудничестве со всеми структурными подразделениями филиала.

Сегодня в ОДО работают пять человек: Л.Е.Король, начальник отделения, С.С.Грошева, ведущий документовед, исполняющая обязанности секретаря директора филиала, Т.А.Борисова, Ю.В.Бочарова, И.А.Герасимова, документоведы 1 категории. Все работники достаточно профессиональны и очень ответственно подходят к исполнению своих  служебных обязанностей.

Основные задачи

обеспечение организации общего делопроизводства,  отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности филиала, осуществление обработки, приема, регистрации, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), оформление, выпуск и хранение распорядительной документации филиала, работа с документацией с грифом «ДСП», оформление приказов на командировки работников, командировочных документов, организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства филиала, обслуживание филиала почтовой и факсимильной связью, разработка и ведение сводной номенклатуры дел филиала, организация работы архива филиала, постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе документов, осуществление контроля за формированием дел в структурных подразделениях.

Специфика работы

В связи тем, что штат ОДО небольшой, а документооборот неуклонно возрастает из года в год (примерно на 15%), наибольшее внимание в работе уделяется оперативности доведения поступающей корреспонденции до руководства филиала, до структурных подразделений, оформления и отправки исходящей корреспонденции через почтовое отделение, посредством электронной почты и факсимильной связи. Также много внимания уделяется редакторской работе в процессе подготовки структурными подразделениями проектов распорядительной документации, оказывается методическая помощь структурным подразделениям по вопросам, находящимся в компетенции ОДО. В перспективе работы делопроизводственной службы филиала – совершенствование справочной базы для быстрого поиска хранящихся документов, а также расширение архива филиала.

Основные достижения

— в 2006 г. была создана электронная регистрационная справочная база документов филиала (входящих, исходящих и организационно-распорядительных), которая ведется и сейчас. Стал возможен быстрый поиск документов, поступивших в филиал  за период с 2006 г. по 2011 г.;

— в 2007 г. организован архив филиала в отдельном специально оборудованном помещении, куда поступают на хранение документы, оконченные делопроизводством, имеющие сроки хранения «постоянно», «более 10 лет» и по личному составу, а также выпускные квалификационные работы студентов, который в настоящее время уже заполнен (в целях дальнейшего пополнения архива выделено, ремонтируется и будет оборудовано еще одно помещение);

— в 2011 г.  начата рассылка входящих и распорядительных документов филиала по электронной почте через корпоративные почтовые ящики в структурные подразделения филиала, что позволяет максимально быстро доводить до любого количества подразделений любой объем информации;

— в 2011 г. филиал был включен в список № 1 организаций -источников  комплектования Санкт-Петербургского ГУ «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга», что позволит обеспечить наилучшую сохранность документов, созданных в филиале, имеющих срок хранения «постоянно».

Штатный состав отделения

Король Людмила Евгеньевна

начальник отделения документационного обеспечения.

Окончила Ленинградский политехнический институт им.М.И.Калинина. Работает в филиале с 1994 г. За свою работу неоднократно поощрялась руководством филиала и академии, имеет благодарность Руководителя ФТС России, награждена медалью «За усердие».

Грошева Светлана Сергеевна

ведущий документовед

выполняет обязанности секретаря директора филиала. Окончила Ленинградский институт инженеров железнодорожного транспорта имени В.Н.Образцова. Работает в филиале с 1995 г. За добросовестную работу неоднократно поощрялась руководством филиала и академии.

Борисова Татьяна Анатольевна

документовед 1 категории.

Ведет архивную работу. Окончила Ленинградский институт водного транспорта,  работает в филиале с 2011 г.

Бочарова Юлия Викторовна

документовед 1 категории

Ведет участок исходящих и организационно-распорядительных документов, оформляет командировочные документы. Окончила Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики. С 2004 по 2008 гг. работала в филиале на факультете повышения квалификации, с 2010 г. работает в отделении документационного обеспечения.

Контактная информация

Телефон: (812)269-21-26

Факс: (812)706-13-73

Адрес электронной почты: odo@spbrca.ru